The Idea of Inbox
每個清單都是 inbox。我是指在 task app 裡面。我最近發現 inbox 這個概念如此重要：我唯一處理事情最有效率的就是在我的 Mail app 裡面，而 Mail 裡面基本上就只有兩個 list：Inbox 與 Snoozed。所有的信件進到 Inbox 之後，我要嘛就是去處理它，要嘛就是把它排到比如說明天或者下禮拜再做。把信件 snooze 掉之後，它就會從 Inbox 跑到 Snoozed 信件箱。如此一來，我就可以把 Inbox 清空，達到 inbox zero 的狀態。
但是像 Things 之類的 to-do app 卻讓我覺得很混亂。因為他們雖然有 Inbox 清單，但是它們的 Inbox 定位卻跟 Mail 的不太一樣。Things Inbox 比較像是一個想法暫存區，類似 Mail Drafts。Mail Inbox 的對應⋯⋯我原本在想到底是 Today 還是 Anytime 之類的，最後決定：Things 裡的 Project 與 Area 都是 inbox。
所謂的 inbox，就是一個 processing queue。所以我們的問題應該是：這些是什麼的 processing queue？於是我就想，Things Inbox 就是「分派」的 processing queue，我要在這邊把 to-do 分派到不同的日期或者不同的 inbox 去。
Area 與 Project 也都是 inbox，或者 processing queue。Area 是 permanent inbox，意思是我在一個空間設置了一個固定的 inbox，比如說家裡設一個 Home Area，這就是屬於家的 inbox。
而 Project 是 temporary inbox。比如說你等等要出門辦事情，那你就可以新增一個 Errands Project 然後把這趟出門要辦的事情都丟進去。出門辦完事情之後，就可以把整個 Errands Project 標示為完成。
我覺得把 Project 當成是 Task 的升級版是蠻危險的一件事。這會讓 Project 變成某種發想工具，就像是 mind map 一樣。但是 Things 應該是解方工具，是消除工具，應該要讓 task 變少而不是變多。所以把 Project 當 inbox 我覺得是比較好的心法。
如何在 Things 裡管理專案
是這樣的，我覺得根本不要在 Things 裡管理專案。管理跟執行是本質上衝突的兩件事，一個是由頂而下的，一個是由底而上的。天下與地上。Things 應該是地上的、由底而上的機器，像是絞肉機一樣把從天上掉下來的任務絞碎。所以雖然 Things 具備專案管理的功能，但我覺得拿它來做專案管理的話，會造成任務越來越多、太 focus 在管理而非執行的情況。
所以我覺得應該要在別的地方做專案管理。不管是專案文件裡還是另外的專案管理 app 都可以，去發想一個專案的執行摘要之類的，以及步驟與時程，然後再把待辦事項傳送給 Things 與行事曆之類的。現在大部分的筆記 app 其實就很夠用了，因為很多筆記 app 都內建有待辦事項清單的功能。當你在閱讀與編輯一份專案文件的時候，你就是在管理模式裡面。而當你在 Things 裡面的時候，你就是在執行模式裡面。
關於 Things lists
Today 是 Things 官方 Cultured Code 很強調的一個 view。甚至是最主要的一個：他們希望你把大部分的注意力都放在 Today 清單裡面。但對我來說，Today 應該是一個 optional 的東西，也就是說我其實不一定要用它。Today 有點像是 Mail 裡的 flag，就是那些標起來想要今天處理的 to-do。但我自己在處理 Mail Inbox 的時候並不會用到 flag，而是只用到 snooze 功能而已。所以 Things 也是一樣，我是沒有去用 Today 的。
對我來說，如果要用 Today 的話，就代表我在看 Anytime（All Inboxes）的時候，還需要先把要做的事情標起來再去做。我比較喜歡看到想做的事情就直接去做了，不會還要額外去把事情標起來。
Anytime 本身我覺得不是底層的 inbox，比較像是一個 smart list：它會把所有普通 inbox 裡的 to-do 一次一起顯示出來。相當於 Mail 裡的 All Inboxes。所以不管是在 Area 還是 Project 裡面，沒有指派時間的 to-do 都會出現在這裡。有用的地方是，可以一次看到多個 inbox 的內容，也可以用 tag 去自訂這個 view。Tag 本身也像是一種 inbox，只是它用的時候常常要搭配時間 list（如 Anytime 或 Today 等）。
在我的 Studio Area 裡，我會設置 Products Project 與 Events Project，類似於 GTD 內的 projects list。因為他們也算是一種 inbox，也就是「我要製作的產品」以及「我要舉辦的活動」，只是裡面的任務規模比較大一點而已。不過我不會把 GTD project 設置成 Things Project，而是讓他們維持是 Things To-Do。
Area 與 Project 有點像是大資料夾與小資料夾，或者是母信箱與子信箱。
我的人生中究竟有哪些 inbox
我想這才是最重要的問題吧。每個 inbox 就代表一個處理任務的 context 或者 place。這個 place 可能是實體空間，也可能是個人狀態。這就像是 GTD 的 next action list，不過我覺得可以更自由一點的想：我自己到底想要在哪裡、哪種狀態裡有 inbox？
也許我需要一個 planning inbox。也就是要把所有我還沒想清楚的任務與專案放到那裡。也許我要一個 phone inbox，讓我可以把想在手機上完成的任務丟上去，並且也在手機的主畫面上放一個 phone inbox widget。甚至每個裝置都可以有一個 inbox。
如果把 inbox 延伸到現實空間的話，我們甚至可以重新作出實體的 inbox。在牆上黏個紙箱，或者直接把便利貼貼到空白的牆上之類的。我發現在臥室床頭很適合擺一疊便利貼與一支筆，可以讓我把躺著的時候想到要做的事情寫上去，這樣隔天起床的時候就可以再把這些任務分派到不同地方的 inbox 去。
這樣想一想的話，Today 本身也是一個時間性的 inbox。所以把某個 to-do 標成 Today 的話，就等於是把它丟到 Apple Watch 上面了，因為 Things Apple Watch 只能顯示 Today list。
也許我只要接受 Things 裡面有很多不同 inbox 的這個事實，然後進到不同的 inbox 裡面去消除任務，我就能夠在我的生活中衝浪，而不是被淹沒吧。